LOGICIELS GESTION DE DONNéES - DITEL PROSPECT VERSION 2 à 4 POSTES

PROSPECT

À la une

2
Téléchargement

4 Installation
DITEL Prospect est un logiciel qui vous permet de
6 Utilisation
gérer la Relation Client par la gestion des
33
FAA
données et l'accès direct à l'information ; basée
sur le célèbre SPANCO de Rank Xerox ®.
Présentation Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées, contacts, appels, relances... sous la
Avertissement : Nos
forme de fiches client :
logiciels évoluent
rendant parfois les
Dates de prises de Contacts Suspect
nouvelles versions
Planning des prospects à relancer
incompatibles avec les
Le planning des appels
anciennes.
Le SPANCO est l'historique complet de chaque étape
Les versions réseau et
de la prospection :
Internet vous permettent
de dispatcher les
Suspect : l'ensemble des relations possibles
contacts sur votre force
de vente.
Prospect : une demande une info un contact
extérieur
Ditel prospect optimise
votre prospection et
Action : prise en compte de la demande
vous fait gagner un
Négociation : argumentaire téléphonique,
temps précieux.
courrier ou autre
Conclusion : la concrétisation de la vente Ordre : son règlement comptable

PROSPECT
PAGE 2

Téléchargement

Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, ouvrez le menu « démarrer » de Windows, sélectionnez « panneau de configuration », puis « ajout suppression de programmes » et supprimez
le dossier « Ditel ». Complétez la suppression, en ouvrant votre poste de travail, puis cliquez sur c:, puis sélectionnez « program files », mettez le
répertoire « DITEL » en surbrillance, faites un clic droit avec la souris et choisissez « supprimer ».

Téléchargez ensuite Ditel, lors de l'affichage de la fenêtre «
Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi,
l'installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d'installation MSI sur
votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l'installation soit faite à partir d'un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l'option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l'installation du MSI à partir de la copie locale.

PROSPECT
PAGE 3

Le logiciel s'enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet.

Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous,
appuyez sur « Exécuter », pour lancer l'installation.

PROSPECT
PAGE 4

Installation

Choisissez « installation standard » Si vous obtenez l'écran ci-dessous, c'est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer.

PROSPECT
PAGE 5

Si vous obtenez l'écran ci-dessous, c'est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer.

Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel » par l'icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.

Ditel.lnk

PROSPECT
PAGE 6

Utilisation

Le menu principal comprend 4 boutons avant de travailler sur ces boutons il faut
paramétrer Ditel Prospect en fonction de votre activité commerciale.

Pour cela ouvrez le menu fichiers Clients :
C'est votre fichier client prospect accessible également par le premier bouton nous y reviendrons dans la suite de la notice

PROSPECT
PAGE 7

Villes et codes postaux contient la base de données de tous les codes postaux de France et des noms de ville associés (c'est une aide à la
saisie pour éviter les erreurs)

PROSPECT
PAGE 8

Commerciaux : Vous devez affecter un code à chacun de vos commerciaux qui
pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs contacts s'ils le désirent

PROSPECT
PAGE 9

Qualité : Vous renseignez la liste des qualités en fonction de votre activité par
exemple les acheteurs, les vendeurs etc.

PROSPECT
PAGE 10

Code Origine : Il s'agit de l'origine du contact

Il s'agit de l'origine du contact le libellé origine peut être remplacé par
règlement dans le paramétrage du menu utilitaire

PROSPECT
PAGE 11

PROSPECT
PAGE 12

Qualifications : Inspiré du « Spanco », la liste des qualifications vous aide à qualifier vos
prospects tout au long de votre négociation :

PROSPECT
PAGE 13

Type d'actions : Les actions vous servent à définir pour chacun de vos prospects ce
que vous avez à faire elles sont liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts.

TVA :
Les codes TVA sont des données comptables pour relier votre Ditel
prospect à votre facturation par exemple

PROSPECT
PAGE 14

Produits : Les produits sont vos articles à la vente si vous gérez des produits ou
des types d'affaires si vous êtes dans l'immobilier par exemple

PROSPECT
PAGE 15

Alarme : Se sont les différents signaux sonores que vous allez affecter à votre
agenda pour ne pas oublier les contacts à relancer chaque matin

Le paramétrage est un peu long au départ mais toutes les données
sont essentielles pour une bonne gestion de votre activité commerciale
chacun doit réfléchir en fonction de son organisation.

PROSPECT
PAGE 16

Le menu utilitaires :

PROSPECT
PAGE 17

Ré indexation : En cas de problèmes sur vos fichiers (messages d'erreur) vous devez
réindexer vos fichiers, suite à une coupure de courant par exemple

PROSPECT
PAGE 18

Sauvegarde : Vous pouvez sauvegarder vos fichier sur un cd par exemple mais il est
préférable de faire une sauvegarde globale de tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\program files

PROSPECT
PAGE 19

Export Import : Vous permet d'exporter ou d'importer vos fichiers en format texte vers
d'autres applications (réservé à votre service informatique)

PROSPECT
PAGE 20

PROSPECT
PAGE 21

Paramétrages : Il vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par exemple
de masquer ou d'afficher certaines fonctions : utilisation ou non de certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité commerciale.
Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel cela facilite grandement son utilisation par la suite.

Visu config :
Ne pas modifier, vous risquez de ne plus avoir accès à vos données

PROSPECT
PAGE 22

Les options sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel

Le Point d'interrogation « ? » vous indique la version du logiciel et ouvre
cette notice utilisateur.

PROSPECT
PAGE 23

Menu Principal : Ce sont les 4 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients

L'agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée : Rendez
vous, appel téléphonique ETC..

PROSPECT
PAGE 24

Le bouton en retard vous rappel les actions non terminé à ce jour :

PROSPECT
PAGE 25

Fichiers clients :
C'est ce que vous avez en permanence sous les yeux, Il contient l'ensemble de vos contacts :

PROSPECT
PAGE 26

Le haut du tableau est le module recherche c'est le coeur de votre activité : Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux soit
partiels votre contact téléphonique se présente en vous disant ici monsieur Dupont vous tapez simplement dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond avec un t ou un d à
la fin ?

Chaque commercial peut mettre son code s'il ne veut travailler que
sur ses fiches Vous pouvez connaître vos prospects par n'importe quel critère de recherche que vous avez défini. Exemple, pour extraire un
fichier des prospects qui ont le code article F1 dans Ditel Prospect, il faut :

Afficher la liste des clients (appui sur le bouton "Fichiers clients"
du menu principal).
Dans la zone "produit" taper "F1"

Mais le plus important est l'aspect avancement de vos négociations inspiré du « SPANCO » Le SPANCO est l'historique complet de chaque étape de la prospection : S uspect : l'ensemble des relations possibles P rospect : une demande une info un contact extérieur A ction : prise en compte de la demande N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre C onclusion : la concrétisation de la vente O rdre : son règlement comptable

PROSPECT
PAGE 27

Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en
négociation ;

PROSPECT
PAGE 28

Les boutons du bas de la fiche vous permettent :
Modifier : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en
surbrillance pour la modifier
Nouveau : vous enregistre un nouveau prospect

Supprimer : vous supprimez la fiche se trouvant sur la ligne en
surbrillance

Import XLS : Importation d'un fichier d'adresses à partir d'Excel
Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des
adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » :
o Le premier traitement va consister à importer les données
provenant d'Excel
o Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le
nom du fichier Excel à importer.
o Définissez les positions (colonnes) des champs de votre
fichier Excel. Les boutons ­ et +, situés en haut de la
fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la
conformité de votre importation.
o Lancez l'importation en cliquant sur le bouton « Importer »

Calendrier : accès au calendrier

Fermer : vous revenez au menu principal

PROSPECT
PAGE 29

La fiche client : Elle contient l'ensemble des informations concernant le client ou
prospect elle est renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont propres à votre activité : Général : c'est une vue globale de la fiche client

Livraison :

PROSPECT
PAGE 30

Contact :

Infos Financières :

PROSPECT
PAGE 31

Infos commerciales : C'est là que vous renseignez un résumé de vos conversations ou un
copié collé d'un document reçu par mail par exemple

Impression : Pour le commercial voulant avoir leur fichier sur papier un clic droit :
permet d'exporter la table vers Excel sur n'importe quelle sélection ;
produit, lieu géographique (code postal)

PROSPECT
PAGE 32

Un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche action : facture contrat etc.