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SYSTÈME DE CLASSEMENT FACILE 2R

Système de classement facile 2r

Système de classement facile 2r

Ce système d'organisation permet de résoudre beaucoup de problèmes... en résumé on peut dire qu'avec le système 2RO couleur on gère les vides ! Pour comprendre le fonctionnement du système il faut totalement oublier les autres types de classement : ce n’est ni un classement ...

Ce système d'organisation permet de résoudre beaucoup de problèmes... en résumé on peut dire qu'avec le système 2RO couleur on gère les vides ! Pour comprendre le fonctionnement du système il faut totalement oublier les autres types de classement : ce n’est ni un classement Alphabétique ni Numérique. Chaque dossier posé (à la Française ou à l’Italienne) reçoit sur son dos une étiquette (papier ou polypropylène) comprenant 3 zones colorisées : La zone 1 comporte 3 cases et représente le lieu géographique ou se trouve le dossier dans le cas ci-joint à droite : - la lettre D (nous allons de A à WW et chaque lettre a un fond de couleur spécifique) correspond à un épis de rangement ou une pièce particulière . - le chiffre 2 ( nous allons de 1 à 9 et chaque chiffre a un fond de couleur spécifique) correspond à une travée, une colonne rotative, une armoire . - La lettre L correspond à l'étagère (ou le rotor) de l'armoire, la travée ou la colonne , cette lettre est la première de la couleur correspondante (L=Lilas) un index de cette couleur sera apposé sur la dite étagère. La zone 2 est le n° du dossier de 001 à 999 sur fond de couleur , chaque série de 999 n° est décalée de 1 case sur la grille nous avons 7 séries disponibles donc 6993 n° disponible . Comme nous travaillons par étagère (ou rotor) ( entre 1,20 et 2ml) nous aurons peu de dossiers par zone et donc aucun doublon possible dans le temps . La zone 3 , optionnelle comporte 2 cases qui , colorisées, permettent une catégorie de classement supplémentaire (le service, l'établissement.) ou d'indiquer un volume dans le cas de dossiers multiples. Un code barre reprend le code global de l’étiquette . Ce code peut être inclus dans un logiciel existant ( champ « lieu de localisation du dossier ») et/ou dans une base de données ( GESTDOSS ) livrée lors de la première commande (description dans « gestion informatique »). Ainsi chaque dossier a sa place et chaque étagère accueillera un maximum de dossiers Un dossier qui grossit sera transféré sur une autre étagère ou un dossier plus gros est libre il suffira de changer son n° dans la base de donnée , le dossier initial sera alors réutilisé --> GAIN FINANCIER IMPORTANT En fin de journée il suffira de regrouper les dossiers par localisation et les inclurent parmi les autres ( un classement n’est pas obligatoire on retrouvera facilement le n° colorisé ) Les dossiers ne seront plus déplacés ou dégroupés pour faire la place aux nouveaux --> GAIN DE TEMPS IMPORTANT Toute l’étagère est et sera occupée en permanence par des dossiers --> GAIN DE PLACE IMPORTANT

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SYSTÈME DE CLASSEMENT NUMÉRIQUE

Système de classement numérique

Système de classement numérique

Le système de classement Numérique est simple : un n° est affecté à un dossier , ce n° généralement s'incrémente au fur et à mesure de l'arrivée des dossiers . Dans certains cas le n° est imposé par une organisation ( n° de contrats d'assurance indiqués par la compagnie par exemple ...

Le système de classement Numérique est simple : un n° est affecté à un dossier , ce n° généralement s'incrémente au fur et à mesure de l'arrivée des dossiers . Dans certains cas le n° est imposé par une organisation ( n° de contrats d'assurance indiqués par la compagnie par exemple ) . Ce système utilisait autrefois des index de couleurs que l'on collait dans chaque case correspondante . Nous avons créé une étiquette (papier ou polypropylène )unique reprenant ce système . L'étiquette est composée d'une zone indiquant le numéro ( 5 chiffres ) et de 4 grilles superposées de 10 chiffres ( de 0 à 9 ) qui représentent les milliers, centaines, dizaines et unités . Chaque chiffre correspondant de la grille sera indexé d'un index de couleur . Nous aurons ainsi un décalage toutes les unités puis toutes les 10 unités... etc Ainsi un dossier mal classé sera visualisé immédiatement , le classement est aussi facilité en repérant la logique des index . En sélectionnant une couleur différente tous les 10 000 dossiers on améliore la recherche et le classement. Un logiciel ( voir la rubrique « gestion informatique » ) permet de créer soi même ce type d'étiquettes en choisissant la couleur des index et du fond dans la zone Numérique . Le système de classement numérique est intéressant lorsque l'on conserve le numéro et que l'on bénéficie ainsi de la logique numérique. Dans le cas contraire on se trouvera devant des séries incomplètes avec des manques qui rendront moins efficace le système d'indexation . On contrôle mal l'évolution des dossiers, en effet un dossier qui grossit n'a plus sa place sur l'étagère et nous sommes contraints de « brasser » les dossiers afin de faire de la place. Ce système passe par la recherche de concordance (nom/numéro) sur un fichier ou logiciel base de données ( voir la rubrique « gestion informatique » ) . Nous entrons dans un classement qui met en avant une confidentialité du dossier avec une : PERTE DE PLACE MOYENNE

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