Archivage externalisé
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L’archivage externalisé consiste à recourir aux services d'un prestataire spécialisé pour l'ensemble des tâches de gestion des archives numériques ou en papier d'une entreprise. Le prestataire s'occupe soit d'une partie, soit de la totalité des archives.
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Combien coûte l’archivage externalisé ?
Estimation de prix
- Archivage de documents en papier : entre 3 et 4 euros/ mètre linéaire par an
- Archivage de fichiers électroniques : moins de 2 euros/ méga-octet par an
Le coût annuel à prévoir pour l’archivage externalisé de documents est estimé entre 3 et 4 euros par mètre linéaire. Par ailleurs, la consultation est tarifée à environ 10 euros.
L’archivage des fichiers électroniques coûte moins de 2 euros/an le méga-octet.
SOGESTMATIC est entreprise spécialisée en informatique et électronique de transport. Elle intervient dans la gestion de carburants, dans le traitement et archivage des temps routiers.
Quelles sont les archives pouvant être externalisées ?
- Archives courantes : ce sont les documents de l’entreprise qui sont consultés régulièrement et qui ont besoin de mises à jour régulières. Ces archives regroupent les dossiers du personnel actif, les documents des clients actifs ou encore les dossiers techniques.
- Archives intermédiaires : ce sont les documents qui ont une durée de conservation légale, comme les documents consultables pendant les contrôles de litige.
Qu'est ce qu'un service d’externalisation des archives ?
Un service d'externalisation d'archives regroupe :
- Le stockage d’archives : il s'agit d'un entreposage des archives dans un espace en dehors des bureaux.
- Le conseil en archivage : cette prestation vise à offrir à l’entreprise les informations indispensables pour conclure une stratégie de gestion pratique des archives.
- L'indexation des documents : les services d’externalisation des archives effectuent une indexation afin de faciliter la recherche d’information grâce à une base de données ou un index papier.
- La gestion d’archives : des outils sont utilisés pour assurer l'archivage des documents. Ils permettent de trier et de classer facilement les documents.