Système de classement numérique

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Description

Le système de classement Numérique est simple : un n° est affecté à un dossier , ce n° généralement s'incrémente au fur et à mesure de l'arrivée des dossiers .
Dans certains cas le n° est imposé par une organisation ( n° de contrats d'assurance indiqués par la compagnie par exemple ) .

Ce système utilisait autrefois des index de couleurs que l'on collait dans chaque case correspondante . Nous avons créé une étiquette (papier ou polypropylène )unique reprenant ce système .

L'étiquette est composée d'une zone indiquant le numéro ( 5 chiffres ) et de 4 grilles superposées de 10 chiffres ( de 0 à 9 ) qui représentent les milliers, centaines, dizaines et unités . Chaque chiffre correspondant de la grille sera indexé d'un index de couleur .

Nous aurons ainsi un décalage toutes les unités puis toutes les 10 unités... etc

Ainsi un dossier mal classé sera visualisé immédiatement , le classement est aussi facilité en repérant la logique des index .

En sélectionnant une couleur différente tous les 10 000 dossiers on améliore la recherche et le classement.

Un logiciel ( voir la rubrique « gestion informatique » ) permet de créer soi même ce type d'étiquettes en choisissant la couleur des index et du fond dans la zone Numérique .

Le système de classement numérique est intéressant lorsque l'on conserve le numéro et que l'on bénéficie ainsi de la logique numérique. Dans le cas contraire on se trouvera devant des séries incomplètes avec des manques qui rendront moins efficace le système d'indexation .

On contrôle mal l'évolution des dossiers, en effet un dossier qui grossit n'a plus sa place sur l'étagère et nous sommes contraints de « brasser » les dossiers afin de faire de la place.

Ce système passe par la recherche de concordance (nom/numéro) sur un fichier ou logiciel base de données ( voir la rubrique « gestion informatique » ) .

Nous entrons dans un classement qui met en avant une confidentialité du dossier avec une :

PERTE DE PLACE MOYENNE

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