Par définition, les
logiciels et systèmes de réservation de salles désignent des outils informatisés, qui permettent aux professionnels de gérer et de réserver les salles et les bureaux. En principe, au fur et à mesure des
réservations, l’outil met en place et donne accès aux employés à un planning centralisé.
Dans un premier temps, les
logiciels et systèmes de réservation de salles ouvrent la possibilité aux professionnels de gérer efficacement et de façon autonome les espaces au sein de l’entreprise. Le
planning est mis à jour au fur et à mesure des nouvelles données, aucune erreur n’est en principe envisageable.
Dans un second temps, ils vont permettre d’opérer un suivi des flux de personnels qui circulent dans l’entreprise. À travers le planning, il est possible d’identifier le personnel qui est venu : quand il est venu et pourquoi il est venu.
Suivant les besoins, les
logiciels et systèmes de réservation de salles peuvent être utilisés de différentes manières. Il peut s’agir d’un outil utilisé sur
ordinateur via SaaS ou un logiciel, ou sur un Smartphone via une application.
Chaque modèle d’outil peut intégrer différentes fonctionnalités, mais les plus courantes sont :
- Le système de réservation
- Le planning disponible pour tous en temps réel
- Un système de gestion des visiteurs.
Pour
choisir les logiciels et systèmes de réservation de salles, il faut prendre en compte :
- Les fonctionnalités proposées par l’appareil, suivant les besoins de l’entreprise
- Le mode d’utilisation via ordinateur ou Smartphone
- Les caractéristiques techniques de l’outil (le nombre de passerelles et d’intégrations, la facilité d’utilisation et l’intuitivité, etc.).